前言

高手的厲害之處就在于，同樣一件事，他比你更善于總結。

 

一方面，當你看清自己一年的付出，哪些是真正創造價值的，哪些是“無用功”，你才會明白自己今后努力的方向所在；另一方面，當領導認識到了你的工作對公司正常運轉有重要價值，在你今后的質量工作及資源協調要求中才會給予你更多的支持。

 

所以這一次，趁著年底，大家都被各種總結折磨得痛不欲生的時候，我們來有針對性地探討、分析一個關鍵問題：你到底會不會總結！

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第一步：確立框架

首先我們要了解，做年終總結的整體框架，從宏觀的角度去掌握，做一份年終總結需要準備哪些內容，如下圖：

 

 

我們可以清楚的看到：年終總結分為四個部分

 

1.今年做了什么工作

2.今年工作中的不足

3.明年的規劃以及改善措施

4.對公司的建議

 

這里，我們就以剛才講的四大項目為例，來給大家拆解看看，到底該如何在每個部分都能更好展示自己的工作，同時又避免誤區。

 

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第二步：今年做了什么工作

質量管理工作記錄的方方面面回顧與總結，不論職位高低，建議結合信息化管理系統，將一段時間所做的質量工作高效最大程度的量化，重要部分多以統計數據表格圖表直觀展示，更能說明情況，如：

 

1）GMP文件修訂維護管理量,文件控制狀況；

2）偏差調查處理量及總體效果評價；

3）各類認證、檢查缺陷整改量及總體效果評價；

4）變更控制處理量及總體效果評價；

5）各類確認與驗證計劃、風險評估實施完成量及總體效果評價；

6）變更控制管理處理量及總體效果評價；

7）人員培訓完成量及總體效果評價；

8）質量投訴處理量及總體效果評價；

9）設備原輔料包材供應商審計量及總體效果評價；

……

 

通過各項工作統計的詳細總結分析，發現當前主要存在的問題，分析公司產品質量問題事故處理，及帶來的損失，若能結合相應的銷售數據對比，更能直觀充分反映質量問題發生和處理不好帶來的后果。領導看在眼里記在心里，自然會更加認識到做好質量管理的重要性。

 

另外，工作總結最忌諱形式化，或者寫成一筆流水賬，匯報工作要有一個框架。

 

領導喜歡的匯報思維往往是以點帶面還是面面俱到？一分為二還是抓大放小？實在沒有辦法就試試一個觀點三個論據的結構，這就是所謂的“一個中心，三個基本點”寫作方法。

 

比如下面的案例，內容都是日常部門里面的零零碎碎，如果一筆流水賬自然沒有人認為你的工作做得好。

 

 

但是工作匯報中領導想看到的無非兩點：要么開源，要么節流。

 

如果業績不好，開源無能，那就說說為公司節約了多少成本，也可以變相突出自己任勞任怨、加班加點。

 

把總結與領導關心的問題直接掛鉤，說明你所創造的價值。寫匯報大致的思路不外乎于此。

 

 

經過調整的匯報結構非常好借助了領導的成本管理思維，且用領導熟悉的語言講話，有力說明了瑣碎的工作和重要的成本控制工作之間的聯系。

 

避免：

 

1.總結中出現大量“差不多”、“相對不錯”、“比較大的增長”等模糊詞匯；

 

2.對于成功的方案，主觀夸大事實；

 

3.在方案落地過程中出現的問題，急于劃清責任，指名道姓，打小報告；

 

4.事無巨細，沒有重點。

 

一整年的工作涉及方方面面，大小事情很多，無需事無巨細地對所有工作進行總結，芝麻西瓜一起抓。要清楚年度總結絕不是月總結或者周總結的堆砌，一定要抓住這一年來的工作重點和幾個突出的成績、亮點進行闡述，不能讓領導產生“事情做了不少，但都印象不深”之感。

 

要點：

 

1.數據殷實：不僅要有準確的數據，還要有多種類型的數據，寫清數據來源

 

2.寫清增長率：多和少永遠是對比出來的，沒有對比就沒有進步

 

3.數據可視化：采用扇形統計圖、柱狀統計圖等圖表，讓方案收益一目了然

 

4.多角度總結分析：采用SWOT分析法，將方案落地過程中的主要內部優勢、劣勢，外部的機會、威脅統一歸納，并總結提出改善的具體措施

 

5.計算投入產出比：方案從策劃到落地，消耗的資源和產出的收益比例，一定要清楚的附在最后，方便對比查看。

 

 

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第三步：今年工作中的進步與不足

可以采用不同維度的對比方法：對比的維度有兩個，第一是自己與自己，第二是自己與他人。

 

與自己對比。比如同樣的工作，相較于去年，自己在工作方法和效率上是否有所改進，去年出現的工作失誤，今年是否克服。

 

與他人對比。這涉及到同事、朋友，和其他公司同崗位的朋友。

 

與自己比，看有什么進步；與他人比，看有什么不足。

 

通過這樣的思考：看到了自己做了什么，了解了自己的進步，也知道了自己的不足，最后的總結自然水到渠成。

 

避免：

 

1.把個人生活缺點和工作缺點混為一談

 

2.照本宣科的寫一些“追求完美”、“學習不夠”、“沒有平衡家庭與工作”之類無關痛癢的話

 

要點：

 

1.不論寫什么，出發點一定要圍繞核心業務。性格急躁通常是缺點，但如果急躁恰是你這份工作需要的，那么這就是優點。

 

2.過分低調：對于自己的成績，寥寥帶過，對于失誤的地方和缺點，又檢視地過于細致。事實上，工作不足并不是把自己的缺點給說出來，而是巧妙的把不足之處向積極的方向轉化。

 

 

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第四步：改善和建議

“沒有行動的計劃是無效的，沒有計劃的行動是致命的.”

 

制定自己的規劃并且完成，其實本質就是在做項目管理。

 

為來年制定詳細工作計劃和質量工作項目指標，為減少質量管理工作正常開展的客觀阻力，明確向領導提出合理建議，良性引導，請求資源支持，保證持續預防，從根源上減少問題再次發生。

 

大家應該學著像一個項目管理者那樣思考：他們花費比別人更多（甚至多許多倍）的時間去拆分每一個任務，分配具體任務，制定切實可行的計劃，確保團隊中的每一個人都可以按進度完成任務。

 

而當你制定自己的年度規劃時，即便沒有公司給你的title，你依舊是自己人生的項目總監，為自己的人生負責。

 

最后別忘了，征求領導對自己后續工作的建議，了解自己在領導眼中的不足，有針對性的提升自己的業務能力。

 

要點：

 

1.計劃要能夠包含變化。你在做下一年計劃的時候，一定要設一個應變計劃，而且，有一部分一定是對未來或者對變化趨勢去做預測的。

 

2.要學會用政策、程序和規定這三個東西。政策是決定資源分配的安排，程序是獲得資源的流程，規定是獲得資源的條件。

 

3.對自己提要求，同事也對團隊提建議。優秀的人才永遠不會只關注自己，同事也會關注團隊，對團隊提建議會彰顯你的胸懷，以及目光長遠，即使你現在還不是領導。

 

4.把領導納入你的成績當中。這里不是拍馬屁，而是要你具體化領導在你工作中的指導作用，懂得感恩的人，以后的路才會越走越寬。

 

5.提出對未來工作的計劃和思考。這樣可以體現出自己的責任感以及工作熱情。

 

相信以上述要點做出一份年終總結之后，領導一定會重新認識眼前的你。就像我一直常說的那樣：善于總結的人，永遠比想象中的自己，更會工作。