(2)提問技巧

提問是審核中運用最多、最基本的方法。采用正確的提問方式提問，這是審核員基本的 溝通技巧。

①提問的目的主要有：

a.獲取審核所需的信息。通過提問，有目的、有重點地去收集信息。信息不是越多 越好，而是適用信息越多越好，即所獲取的信息應(yīng)有助于迅速地正確地達(dá)到審核目的；

b.掌握審核主動權(quán)，保證審核計劃如期兌現(xiàn)。根據(jù)審核的目的、計劃，有選擇、有 重點地提問，使受審核方能在提問下自覺或不自覺地提供審核所需要的信息和證據(jù)，將受審核方的行為引入到審核計劃安排的軌道上來，保證審核計劃順利實施。

②提問按回答結(jié)果分成三類：

a.開放式提問。以能得到較廣泛的回答為目的的提問方式。“怎么樣?”“什么？” 這樣的問式為開放式提問；

b.封閉式提問。可以用“是”、“不是”或一兩個字就能回答的提問方式。審核員 除必要時應(yīng)盡量少用封閉式提問。封閉式提問往往會使面談對象情緒緊張，有些問題也很難回答，實際中的許多情況是不能用“是”或“不是”來定論的；

c.思考式提問。可圍繞問題展開討論以便獲得更多的信息的提問方式。問式常有：“為什么?請告訴我……”

審核員根據(jù)打算了解的情況、面談對象的情況和面談發(fā)展的情況，可靈活使用上述三種類型的提問。

③提問按檢查內(nèi)容可分為二類：

a.按審核檢查表提問；

b.根據(jù)審核進(jìn)展情況提問。

總之提問方式有許多種，不管哪種方式，重要的是審核員的提問必須觀點和目的明確，時機(jī)適當(dāng);必須表述準(zhǔn)確、清楚、層次分明，依次遞進(jìn)，就像剝筍一樣一層層剝進(jìn)去直至剝到你需要的地方。提問要用最短的時間，從最佳角度獲得最能達(dá)到審核目標(biāo)的信息和證據(jù)。如檢查表上列有A、B、 C、D四個依次關(guān)聯(lián)的問題，按序提問顯得機(jī)械呆板，而且不與當(dāng)時場景結(jié)合，提問效果往往不好。選擇問題則顯得靈活，有針對性，能提高提問效果。-個老練的審核員的提問方式常常在表面看來是隨機(jī)的，但他總是能在當(dāng)時場景中找到最適當(dāng)?shù)奶釂柗绞剑⒌玫嚼硐氲拇鸢浮＜偃缒愕讲少彶块T審核合同評審要求，怎樣提問呢?

問1:合同評審是不是你們負(fù)責(zé)的?(目的是確認(rèn)責(zé)任)

問2:今年你們一共訂了多少合同?(目的是調(diào)查應(yīng)評審的合同數(shù))

問3:請你把今年所訂的全部合同拿給我看看?(目的是確認(rèn)合同評審數(shù)和評審有效性 驗證)

④在提問時還應(yīng)注意：

a.考慮被問者的背景；

b.觀察神態(tài)表情；

c.適時表示謝意；

d.努力理解回答；

e.不能建議或暗示某種答案；

f.不說有情緒的話；

g.不要連珠炮式地發(fā)問。

(4)驗證技巧

審核員得到對方回答后，需要辨別真?zhèn)危_理解意思，所以進(jìn)行分析驗證是必不可少的。

①分析驗證

主要包括以下四個方面：

a.把對方回答與環(huán)境(背景)因素作為一個整體考慮分析;

b.通過一種或多種渠道加以驗證，驗證是一種最直接有效的方法；

c.從比較合適的角度分析、理解對方的回答；

d.對對方表達(dá)的意思要具有職業(yè)的敏感性，善于從中捕捉到蛛絲馬跡，順藤摸瓜。

一般情況下，審核員在得到回答后，常采用“請我看"的語句，如果客觀證據(jù)一時拿不出，受審核方推托或稍后提供時，審核員應(yīng)記下此細(xì)節(jié)，以防遺忘。審核員不能認(rèn)為某人說的就是事實而忽略客觀證據(jù)的驗證，否則將會導(dǎo)致錯誤的審核結(jié)論。被訪問人員的陳述并不都可作為客觀證據(jù)。通常當(dāng)事人或負(fù)責(zé)人所作的陳述才可作為客觀證據(jù)。

②驗證時，可按下述思路進(jìn)行：

a.有沒有，不能因為回答得很圓滿，審核就到此止步。還要按照標(biāo)準(zhǔn)要求，驗證應(yīng)具備的程序文件、計劃、記錄等是否符合要求；

b.做沒做，不能因為文件、計劃、記錄編制得很好、很多，就認(rèn)為符合要求了，還要按照文件、計劃進(jìn)行觀察、面談、核查，判斷實際是否做了；

c.做得怎樣，不能因為已按文件、計劃做了，就認(rèn)為審核到位了，還要檢查實際做的結(jié)果是否有效，是否真正進(jìn)入了受控狀態(tài)，是否達(dá)到了質(zhì)量活動規(guī)定的目標(biāo)；

d.筆記，在提問、驗證、觀察中發(fā)現(xiàn)的客觀證據(jù)應(yīng)及時予以記錄，并讓受審核方確 認(rèn)。