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一起來學豐田的5S管理——清理電腦桌面 發布時間:2015-05-27         瀏覽:
最近看了一本《豐田高效工作法》,對豐田的5S管理有了新的理解。很多人都知道豐田的5S,現在還有6S,但是真正理解5S內涵的人也不多,包括我。

先看看什么是5S吧。

 

5S 定義
整理Seiri 分清哪些物品有用,哪些物品沒用,扔掉沒用的
整頓Setion 能講必要的物品在必要的時間拿出必要的量
清掃Seisou 打掃干凈,日常使用的物品做到一塵不染
清潔Seiketsu 保持上述整理、整頓、清掃的狀態
素養Shitsuke 督促其他人遵守4S規則

豐田的5S是圍繞杜絕浪費展開的,為了杜絕浪費,豐田提出了很高的要求,豐田對浪費的定義我的理解是從兩個維度上展開的。

一是避免空間的浪費,這包括物品對空間的占用,物品合理的規劃陳列減輕我們取用的負擔,進而達到第二層次的避免浪費,也就是對時間的節約。

豐田要求取出辦公的文件要在10秒以內。

如果上司找你要一份文件你還需要花費大量時間尋找,那么豐田就會認為你的工作中存在大量的浪費。

要解決的方法就是從整理開始,豐田的規定就是:

當天不用的文件不要放在辦公桌上。

我覺得這一條真的非常有道理,豐田規定今天用不到的文具就放在固定的位置,總之辦公桌上不要放和當下工作無關的任何雜物。

長期不用的文件,豐田的建議是扔掉。因為真正重要的數據會保存在電腦,紙質文件會鎖在抽屜,貴重物品也有自己保管的所在,如果你的辦公桌上有一些長期無人問津的物品,那么扔掉也不會有什么損失。

我想學習豐田管理法,不能停留在看書,學以致用還要馬上用,所以我馬上用這個方法整理下我的桌面,沒有整理前我的桌面已經還不錯了,是這樣的。

整理后變成這樣:

這樣整理真的能節約時間,因為我真正每天都要用的重要文件就是兩個,一個是常用回復,一個是日程管理表。

其它的資料都可以收納到幾個文件夾里面,需要的時候再打開,至于不需要的文件,我都毫不留情刪除到回收站,要是在回收站一個月還沒有想起要撈回來,其實直接清空也不會有什么損失。

除此之外,我還更換了桌面背景,純色背景其實更有助于找到我們需要的東西。

在底部的工具欄,我還修改了任務欄通知狀態,順手我調整了我最常用的軟件快捷鍵放在底部工具欄,其實我用到的常用軟件很少。

經過這樣的整理后,我的任務狀態欄就如下圖

底部只有文件夾,瀏覽器,PPT,Word,畫圖和計算器六個常用按鈕,右邊只有輸入法,自定義信息全部被隱藏了,這樣我就不會在工作時隨時被彈出來的消息分散注意力,可以大大節約我的時間。

需要查看信息的時候,我點一下顯示隱藏的圖標,就會看到系統目前最新的消息。

一下子心情大好,干脆再整理下我的瀏覽器。我只保留了我最常用的訪問網站。

常用的網站有這個九個就夠了,還照顧了我老婆的需要。

而且對網站的排序,我有意識按照我每天使用頻率進行排序,這樣的話,我的上網速度也得到了提高。

僅僅是學會了一點點整理,效果就很明顯。

對了,今天寫到這里,我把截屏的文件,全部都刪除了,因為豐田整理法里面最關鍵的一條是要保持。

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